5.3.4 Het leerlingdossier: basis voor het zorgbeleid op leerlingniveau

Een goede beginsituatie geeft meteen ook zicht op de aanwezige zorgvragen. In het volgende deel gaan we dieper in op het signaleren en registreren van de informatie, het analyseren en diagnosticeren, oplossingen (handelingen) voorbereiden en uitvoeren. Meestal worden deze acties en interventies geregistreerd in het LEERLINGDOSSIER of in het kind- of LEERLINGVOLGSYSTEEM, het basisdocument voor een transparant zorgbeleid op leerlingniveau.

Het leerlingvolgsysteem is voor het team een hulpmiddel om het zorgbeleid vorm te geven, om die kinderen op te sporen die extra zorg, die onderwijs op hun maat en volgens hun capaciteiten nodig hebben. Het team beoogt op deze manier gemotiveerde kinderen te ontwikkelen die graag naar school komen en zich daar ook gelukkig voelen.

Het leerlingdossier moet het mogelijk maken om snel en efficiënt specifieke zorgvragen te detecteren en te inventariseren. Zorgvragen kunnen te maken hebben met:

• leergebieden of deelaspecten van leergebieden;
• sociaal-emotionele problemen;
• studiekeuze en studie-oriëntatie;
• gezondheid;
• veiligheid.

Het leerlingdossier moet ook duidelijk maken (voor alle betrokkenen) in welke fase van het zorgcontinuüm de leerling wordt gesitueerd:

• Bij welke onderwijsleersituaties en voor welke leerinhouden van het gemeenschappelijk curriculum worden problemen of tekortkomingen vastgesteld? Wanneer is er noodzaak om te individualiseren? Welke observaties, toets- of testresultaten, specifieke zorgvragen, foutenanalyses, ... zijn hiervoor verzameld?
• Welke maatregelen werden getroffen in de fase van ‘verhoogde zorg’? Werden de problemen helder beschreven, systematisch geanalyseerd om vandaaruit een aanpakstrategie te ontwikkelen?
• Welke extra zorg onder de vorm van remediërende, differentiërende, compenserende of dispenserende maatregelen, afgestemd op de specifieke onderwijsbehoeften van de leerling, is voorzien?
• Wordt de leerling gesitueerd in de derde fase van het zorgcontinuüm (de uitbreiding van de zorg)? Welke elementen van het multidisciplinair overleg zijn geregistreerd en welke maatregelen zijn genomen? In welke mate beantwoorden deze aan de zorgvraag van de leerling?
• Werd een beroep gedaan op schoolexterne expertise en ondersteuning, onder meer van het CLB? Werd een individueel leertraject (handelingsplan) uitgewerkt? In welke mate werden de ouders hierbij betrokken?

Het bepalen van de beginsituatie mag zich echter niet beperken tot het inventariseren van de problemen alleen. Elk kind heeft ook positieve en ondersteunende kenmerken. Deze kunnen − en zijn vaak − een aangrijpingspunt voor een geslaagd zorgtraject. Het is dan ook belangrijk dat men als school nadenkt over de manier waarop men deze kenmerken in kaart brengt en hoe men ze actief kan aanwenden.

Voor leerlingen met speciale onderwijsnoden (welke die ook zijn) is het aangewezen om gestructureerd te werk te gaan:

• de hulpverlening kan gefaseerd gebeuren en is meer voorspelbaar;
• de hulpverlening is vatbaar voor evaluatie en bijsturing;
• er worden zowel doelen op korte als op lange termijn gesteld;
• het traject is bespreekbaar met de ouders waardoor hun betrokkenheid kan verhogen;
• het traject is duidelijk zichtbaar en kan vlot doorgegeven worden over de schooljaren heen;
• de voorgestelde interventies kunnen worden voortgezet ook als de leraar of een andere hulpverlener afwezig is.

Mogelijke inhouden van een kind- of leerlingvolgsysteem:
identificatiegegevens van de leerling;

• instroomkenmerken (gegevens over doelgroepleerlingen);
• de resultaten van specifieke onderzoeken door externe hulpverleners (bv. IQ-gegevens), voorzover de ouders (even¬tueel via het CLB) daarvoor expliciet toestemming hebben gegeven. Indien ze dit niet doen, vallen deze gegevens in een aantal gevallen onder het beroepsgeheim;
• de schoolloopbaan;
• de leerresultaten;
• observatiegegevens;
• gegevens van klasinterne en klasexterne begeleiding;
• een specifiek handelingsplan;
• informatie over de begeleiding door externe hulpverleners;
• aspecten van communicatie (verslagen van MDO’s, oudercontacten, extern overleg).

Bij het registreren en analyseren van gegevens moet men wel rekening houden met een aantal belangrijke elementen.

Eén van deze elementen is de WET OP DE PRIVACY. Enkele punten waar het team rekening moet mee houden:

• een aantal persoonsgegevens mag men slechts na schriftelijke toestemming van de betrokkene bewaren (raciale afkomst, etnische afkomst, politieke, religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen, ...). Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken;
• de gegevens moeten eerlijk verkregen zijn: na uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene;
• de gegevens moeten een welbepaald, duidelijk omschreven en gerechtvaardigd doel dienen en niet langer dan nodig worden bijgehouden;
• men mag niet meer gegevens dan nodig bijhouden: ze moeten relevant en toereikend zijn;
• de gegevens moeten nauwkeurig en objectief zijn: onvolledige gegevens moeten aangevuld worden, onjuiste gegevens moeten verbeterd worden en overbodige gegevens moeten verwijderd worden.

Een ander element is het bewaren van gegevens over probleemgedrag van een leerling.

• Algemeen wordt aangenomen dat men rekening houdt met gegevens over probleemgedrag van een leerling voorzover ze betrekking hebben op de voorbije zes maanden.
• Daarbij komt dat het gedrag ten minste zes maanden moet aanwezig zijn om te mogen spreken van ‘problematisch gedrag’.

De zorgcoördinator is de spilfiguur van het leerlingvolgsysteem van de school. Hij bewaakt voortdurend of alle componenten van het leerlingvolgsysteem uitgevoerd worden.
Een goed leerlingvolgsysteem bestaat uit drie componenten (zie ook 5.3.6): signaleren, analyseren en handelen. Deze drie componenten staan garant voor een gerichte en systematische aanpak en moeten alle drie kwalitatief goed uitgebouwd zijn.

Om dit te toetsen, kun je als zorgcoördinator gebruik maken van de volgende vragen:

• Zijn de drie componenten in een evenwichtige verhouding aanwezig? Het signaleren is de aanzet tot de twee belangrijkste onderdelen van het leerlingvolgsysteem: het analyseren en het handelen.
• Vele leerlingdossiers bevatten wel gegevens van allerlei tests en toetsen, maar er wordt in veel mindere mate ‘geanalyseerd’ en ‘gehandeld’. In een volwaardig leerlingvolgsysteem neemt het signaleren maar 5% van de tijd in.
• Neemt de groepsleraar (of de zorgcoördinator) voldoende tijd om de resultaten van de individuele leerling grondig te analyseren?
• De kwaliteit van deze (fouten)analyse biedt de beste garanties voor een goede behandeling achteraf. Een ontbre-kende of te oppervlakkige analyse is er vaak de oorzaak van dat het zorgtraject van de individuele leerling meermaals moet bijgesteld worden.
• Leg je de resultaten van de (fouten)analyse en het daaraan gekoppelde individuele leertraject in een handelingsplan vast?
• Voorzie je in het handelingsplan systematisch momenten waarop de vooruitgang van de leerling zal geëvalueerd worden? Leg je in het handelingsplan ook vast hoe die evaluatie er zal uitzien?

Een leerlingdossier of leerlingvolgsysteem moet erop gericht zijn om de volledige ontwikkeling van de kinderen op te volgen. Dit betekent dat een louter cognitief-gericht leerlingvolgsysteem alleen niet voldoende is. Een kind- of leerlingvolgsysteem dat een beeld geeft van de totale persoonlijkheidsontwikkeling bevat gegevens over zowel de cognitieve ontwikkelingsaspecten als over attitudes, concentratie, de emotionele ontwikkeling, de motivatie, de sociale ontwikkeling, de psychomotorische ontwikkeling, de werkhouding en zelfsturing, ... Het zijn deze bijkomende dimensies die een leerlingvolgsysteem tot een (h)echt kindvolgsysteem maken.

De volgende vragen kunnen helpen om het kind- of leerlingvolgsysteem van de eigen school kritisch te bespreken (te evalueren):

• Beschik je als school over voldoende kennis om de totale persoonlijkheidsontwikkeling voor alle leerlingen goed in kaart te brengen en op te volgen?
• Beschik je over kijkwijzers om deze componenten bij leerlingen concreet te observeren?
• Beschik je over stappenplannen om problemen op deze gebieden systematisch aan te pakken?
• Zijn er afspraken met de medewerker van het CLB hoe je deze problemen kunt aanpakken?

Zie 5.3.5: Checklist om het schooleigen leerlingdossier te onderzoeken.

Een leerlingdossier (kind- of leerlingvolgsysteem) is maar zinvol wanneer het informatie bevat die transparant is en toegankelijk voor alle participanten.
Transparant betekent dat iedereen van bij het begin op een eenduidige manier over de noodzakelijke gegevens beschikt. Wanneer voor een leerling specifieke begeleidingsinterventies worden gepland, dan is het belangrijk dat dat heel transparant gebeurt: alle betrokkenen (groepsleraar, het zorgteam, de leerling, de ouders) moeten dan van bij de aanvang betrokken worden en/of geïnformeerd worden over het ‘registreren − analyseren − handelen’. Enkel op deze manier vermijd je onduidelijkheden en misverstanden.

• Daarom is het belangrijk ook ouders inzage te geven in de informatie van het leerlingvolgsysteem. Wanneer voor een kind specifieke maatregelen worden getroffen of een eigen leertraject wordt uitgetekend, spreek dan heel goed af met alle betrokkenen wat deze maatregelen inhouden. Zorg dat het doel van deze maatregelen door iedereen juist begrepen wordt.
• Koppel aan de doelen meteen de manier waarop ze zullen geëvalueerd worden. Zet deze manier meteen op papier en geef de criteria aan die zullen gebruikt worden bij deze evaluatie. Formuleer deze criteria in termen van door iedereen concreet te observeren gedrag.
• Wanneer leerlingen met een specifieke zorgvraag op een andere manier geëvalueerd worden, zorg dan dat dit voor iedereen heel duidelijk is. Omschrijf altijd de leerstof of de gedragingen die de leerling nu wel beheerst. Zorg hoe dan ook altijd voor een duidelijke breuklijn tussen de traditionele manier van evalueren en rapporteren van de school en het evalueren en rapporteren over de vorderingen van een zorgleerling met een gedifferentieerd leertraject.
• Houd bij de verslaglegging in het leerlingdossier altijd rekening met de privacy van ouders en leerlingen.

Zorgmaatregelen, van welke aard dan ook, renderen maar als ze ondersteund worden door de ouders van de leerling. Ouders zullen dat als vanzelfsprekend ervaren als ze van bij het begin bij het zorgtraject van hun kind betrokken zijn.
Ouders zijn nog altijd de eerste (ervarings-)deskundigen als het om hun kind gaat.

• Wat zijn de sterke kanten?
• Wat zijn de werkpunten?
• Wat motiveert de leerling?
• Hoe benader je hun kind het best?
• ...

Dit zijn allemaal vragen die elke ouder kan beantwoorden. Daarnaast is het belangrijk dat zij ook gehoord en ernstig genomen worden in de zorg voor hun kind.

• Wat zien zij als de oorzaak van het probleem?
• Wat vinden zij dat belangrijk is om eerst aan te pakken?
• Wat is voor hen wenselijk en haalbaar?
• Hebben zij nood aan ondersteuning?
• Welke soort ondersteuning is voor hen aanvaardbaar?
• Wanneer is voor hen een probleem opgelost?
• ...

Ouders die ervaren dat het zorgteam hun expertise, maar ook hun vragen en bezorgdheden ter harte neemt, zullen zeker bereid zijn om actief met de school mee te denken.