3.1.3 Personeelsadministratie

P1 een personeelsregister en/of de digitale verwerking waarin de in- en uitdiensttredingen van alle personeelsleden (vaste, tijdelijke, tussentijdse ...) chronologisch worden genoteerd (met aard van het ambt, begin- en einddatum, opgevolgd of vervangen personeelslid, reden, aantal gepresteerde dagen, eventueel het aantal wekelijkse lestijden ...) met verwijzing naar de personeelsdossiers (*);

P2 een DOSSIER PER PERSONEELSLID met afwezigheidsattesten, aanvraag van medische controle(s), briefwisseling, dienstbrieven, dubbels van documenten ...;

P3 een steekkaart per personeelslid en/of digitale verwerking waarin alle afwezigheden worden genoteerd (ziekte-, kraam-, omstandigheids- en persoonlijke verloven ...). Een dergelijke steekkaart is opgenomen in het personeelsdossier (zie P2 hierboven) (*);

P4 een overzicht van korte vervangingen;

P5 een EVALUATIEDOSSIER per personeelslid: een geïndividualiseerde functiebeschrijving en alle nodige en nuttige documenten die als beoordelingsgrond kunnen dienen;

P6 de onderrichtingen van de directeur aan het personeel die door alle personeelsleden worden geviseerd;

P7 VERVOERBEWIJZEN openbaar vervoer: erewoordverklaringen en verzamelstaten i.v.m. fietsvergoeding (omzendbrief 13AC/CR/JVM/js) (5).

In de Dagboeken wordt gefocust op het archief van leerlingen-, school- en personeelsadministratie. Daarnaast bevat het beheren van het archief nog andere documenten zoals boekhoudkundige en bijvoorbeeld louter interne vzw-documenten.