3.1 Archief

Het houden van een geordend en volledig SCHOOLARCHIEF is een waarborg en een noodzaak om alle bescheiden in verband met de schooladministratie te kunnen noteren, klasseren en bewaren voor de toekomst.

Over de bewaarperiode van archiefstukken is in de schoolwetgeving en -reglementering niet veel expliciet voorzien. De verplichtingen daaromtrent zijn in veel gevallen slechts heel gespreid en moeilijk terug te vinden.
De bewaartermijnen, die in dit Dagboek zijn aangegeven, zijn slechts voor een deel terug te vinden in omzendbrieven. Ze zijn in elk geval gebaseerd op het ‘gezond verstand’ ... We raden dan ook aan die termijnen te respecteren.
Immers:
  • geregeld komt men op school aankloppen voor allerlei gegevens die met de leerlingen te maken hebben, al was het maar bv. voor het organiseren van een klasreünie;
  • bij een pensionering komt een leraar aankloppen om een dienst te laten ‘bewijzen’ van dertig jaar geleden; we kunnen daarop alleen ingaan als de personeelsgegevens zoveel en zolang mogelijk werden bewaard ...;
  • bij betwisting of bewijsvoering i.v.m. arbeidsongevallen of burgerlijke aansprakelijkheid is het nuttig over gegevens te beschikken in verband met lessenroosters, toezichtsopdrachten, ...;
  • gegevens waarvoor strikt genomen geen wettelijke bewaartermijnen zijn voorzien, kunnen later voor ons of voor onze opvolgers een emotionele of een andere menselijke waarde hebben ...
Tenzij de school te kampen heeft met een ernstig plaatsgebrek, durven we de raad geven zoveel mogelijk te bewaren. Je weet immers nooit ‘waar het goed kan voor zijn’ ...

Achteraan is eventueel de voorgeschreven bewaarperiode aangegeven:

(*) = permanent te bewaren
(2) = 2 jaar te bewaren
(5) = 5 jaar te bewaren
(10) = 10 jaar te bewaren
(15) = 15 jaar te bewaren
(30) = 30 jaar te bewaren

Het schoolarchief omvat leerlingen-, school- en personeelsadministratie:

3.1.1 Leerlingenadministratie

L1 het inschrijvings-/aanmeldingsregister (zie BaO/2006/04, BaO/2006/05 en BaO/2012/03) (5), evenals de bijbeho-rende documenten:
  • het capaciteitenblad,
  • de leerlingenfiches,
  • het registerblad met het verloop van de inschrijvingen (de gerealiseerde, uitgestelde en niet-gerealiseerde inschrijvingen),
  • kopieën van ‘mededeling van niet-gerealiseerde inschrijvingen’;
L2 de leerlingendatabank met het bijbehorend STAMBOEKREGISTER: één register voor elke school met een instellingsnummer waarin alle gegevens over de ingeschreven leerlingen worden genoteerd (30). Het stamboekregister kan digitaal worden aangemaakt. Op elk moment moet de school een volledig en correct stamboek kunnen voorleggen (het voorgeschreven model moet worden gevolgd);

L3 de voorgeschreven inschrijvingsdocumenten, waar mogelijk mét een fotokopie van de officiële bewijsstukken, die op het centrale adres van de school dienen bewaard, chronologisch geklasseerd volgens stamnummer, tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarin de leerling de school verlaten heeft:
  • instemming met het schoolreglement en het pedagogisch project;
  • mededeling van schoolverandering bij schoolveranderingen;
  • ADVIEZEN CLB, ADVIEZEN KLASSENRAAD EN BESLISSINGEN VAN DE OUDERS (bij inschrijving van vijfjarigen in de lagere school of van leerplichtigen in de kleuterschool, achtste jaar lager onderwijs);
  • VERKLARINGEN VAN OUDERS (leerlingen OV, ANDERSTALIGE NIEUWKOMERS, gelijkekansenbeleid, om leerlingen aan 1,5 te laten tellen);
  • GON-documenten;

L4 in de officiële scholen: DE VERKLARINGEN VAN DE GEZINSHOOFDEN INZAKE LEVENSBESCHOUWELIJKE VAKKEN. De verklaringen, eventueel de vrijstellingen, zijn alfabetisch per klas gerangschikt. De administratie raadt aan de inschrijvingsdocumenten te bewaren tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarin de leerling de school verlaten heeft;

L5 de TAALVERKLARINGEN (voor Brussel en de taalgrensgemeenten), ten behoeve van de taalinspectie;

L6 de aanwezigheidsregisters (BaO/2005/03 ‘bewaartermijn van leerlinggebonden documenten’) van alle klassen (5);

L7 afwezigheidsattesten en begeleidingsdossier PROBLEMATISCHE AFWEZIGHEDEN (BaO/2002/11) (2);

L8 de evaluatiedocumenten;

L9 multidisciplinaire dossiers van de leerlingen (bv. revalidatiedossier, individueel handelingsplan, individueel handelingsplan anderstalige nieuwkomers, ...;

L10 leerlingendossiers, eventueel het leerlingvolgsysteem. De administratie raadt aan om het leerlingendossier te bewaren tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarin de leerling de school verlaten heeft. Zie ook 1.4;

L11 register getuigschrift basisonderwijs en de notulen van de KLASSENRAAD met het oog op het toekennen van het getuigschrift basisonderwijs (15);

L12 lijsten van leerlingen lager onderwijs die het getuigschrift basisonderwijs hebben behaald (*); het is aan te raden om ook een lijst te bewaren van de leerlingen die het getuigschrift basisonderwijs niet hebben behaald;

L13 voor het BuO: documenten die aantonen dat leerlingen beantwoorden aan één of meer gelijkekansenindicatoren (5).

L14 verklaringen op eer die aantonen dat leerlingen beantwoorden aan de leerlingenkenmerken m.b.t. het opleidingsniveau van de moeder en de thuistaal (gewoon basisonderwijs) Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard door de school (besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 2009 houdende de werkingsbudgetten in het basisonderwijs en de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs, art. 4 / besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).

L15 attesten die de indicator 'ouders behoren tot de trekkende bevolking' en verklaringen op eer die de indicator 'thuisloos' aantonen (gewoon basisonderwijs) Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard (besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).

L16 anderstalige nieuwkomers
De verklaringen die aantonen dat anderstalige nieuwkomers voldoen aan de voorwaarden, worden ten minste vijf jaar in de school bewaard (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 3, 4quater°, b).

Er wordt geen bewaartijd opgelegd voor bv. het ventilatierooster, de klasagenda’s, evaluatiedocumenten, ... De administratie raadt de school aan om deze documenten te bewaren tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop deze documenten betrekking hebben. Zie ook L4.

3.1.2 Schooladministratie

S1 de ontvangen en verzonden dienststukken, voor zover ze niet in de personeelsdossiers zijn opgenomen; dubbels van de verzonden brieven, ingedeeld in rubrieken: departement Onderwijs en Vorming, schoolbestuur, inspectie, inspectie/begeleiding levensbeschouwelijke vakken, pedagogische begeleiding, ouders, ...;

S2 dagboek van de directeur;

S3 de voorbereidingen van de personeelsvergaderingen;

S4 de verslagen van de personeelsvergaderingen;

S5 de ‘rapporten doorlichting’, de samenvattingen van de gegeven bemerkingen, wenken en suggesties tijdens inspectiebezoeken, doorlichtingen en/of begeleidingsbezoeken;

S6 de verslagen die door de directeur zijn gemaakt over klasbezoeken, over afgenomen toetsen, over het nazicht van het schriftelijk werk van de leerlingen;

S7 de LESSENROOSTERS VAN ALLE PERSONEELSLEDEN (ter inzage bij de directeur én in elk klaslokaal) (5);

S8 een overzicht van de organisatie van het toezicht (5);

S9 een inventaris van het voorhanden zijnde didactische materiaal, met aanduiding van de plaats waar het zich bevindt. De inventaris, centraal in het schoolarchief, is in het bezit van elk personeelslid. Aanvullingen kunnen zo nodig worden aangebracht. Een inventaris van de beschikbare SOFTWARE;

S10 het register van de bibliotheek en eventueel van de mediatheek voor het personeel;

S11 de leerplannen basisonderwijs; de ontwikkelingsdoelen en eindtermen;

S12 voor het BuO: de HANDELINGSPLANNEN;

S13 het SCHOOLWERKPLAN en eventueel de uitgewerkte actieplannen;

S14 het SCHOOLREGLEMENT en het statuut van het personeel (zie ook S23);

S15 de voorbereidings- en evaluatieverslagen van extramurosactiviteiten;

S16 de uitnodigingen en verslagen van de participatieraad en andere overlegcomités (pedagogische raad, leerlingenraad, ouderraad, schoolraad en schoolbestuur);

S17 de gegevens over de werking en participatie binnen de Scholengemeenschap (CASS, OCSG, LOP) en het mede-zeggenschapscollege;

S18 revalidatie tijdens schooluren − gevraagde documenten (BaO/2002/11: aanvraag ouders, advies CLB, planning);

S19 beleidsplan of -contract met CLB;

S20 verslagen overleg participatieraad en proces-verbaal gezamenlijk overleg (BaO/2000/5) over de aanwending van het LTP;

S21 dossier welzijnsbeleid (zie 3.19);

S22 aanwending van de toelagen (NO/2005/04) (gedurende zeven jaar op een plaats die door de IM is aangeduid).

S23 het crisiscommunicatieplan (zie 3.3).

3.1.3 Personeelsadministratie

P1 een personeelsregister en/of de digitale verwerking waarin de in- en uitdiensttredingen van alle personeelsleden (vaste, tijdelijke, tussentijdse ...) chronologisch worden genoteerd (met aard van het ambt, begin- en einddatum, opgevolgd of vervangen personeelslid, reden, aantal gepresteerde dagen, eventueel het aantal wekelijkse lestijden ...) met verwijzing naar de personeelsdossiers (*);

P2 een DOSSIER PER PERSONEELSLID met afwezigheidsattesten, aanvraag van medische controle(s), briefwisseling, dienstbrieven, dubbels van documenten ...;

P3 een steekkaart per personeelslid en/of digitale verwerking waarin alle afwezigheden worden genoteerd (ziekte-, kraam-, omstandigheids- en persoonlijke verloven ...). Een dergelijke steekkaart is opgenomen in het personeelsdossier (zie P2 hierboven) (*);

P4 een overzicht van korte vervangingen;

P5 een EVALUATIEDOSSIER per personeelslid: een geïndividualiseerde functiebeschrijving en alle nodige en nuttige documenten die als beoordelingsgrond kunnen dienen;

P6 de onderrichtingen van de directeur aan het personeel die door alle personeelsleden worden geviseerd;

P7 VERVOERBEWIJZEN openbaar vervoer: erewoordverklaringen en verzamelstaten i.v.m. fietsvergoeding (omzendbrief 13AC/CR/JVM/js) (5).

In de Dagboeken wordt gefocust op het archief van leerlingen-, school- en personeelsadministratie. Daarnaast bevat het beheren van het archief nog andere documenten zoals boekhoudkundige en bijvoorbeeld louter interne vzw-documenten.